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关于做好2023年档案移交工作的通知

作者:来源: 阅读次数:日期:2024年04月10日

各单位:

为做好2023年度档案(含疫情影响未按时移交的档案材料)的移交和数字化工作,现将有关要求通知如下:

一、综合档案的移交工作

1. 按照应归尽归原则,依据《归档范围与保管期限表》(/dag/gdzn/gdfw.htm)整理本单位的归档材料。

2.按照《DA/T 22-2015 归档文件整理规则》对本单位归档材料进行组件、分类、排列、编号、编目,填写《综合档案归档文件目录》(电子版),业务咨询电话:3292071。

3.归档单位将电子版的归档材料和《综合档案归档文件目录》移交档案馆进行立卷检查:

(1)党群类、行政类、外事类、出版类和设备类归档材料的检查人为乔老师。

(2)教学类、科研类、基建类、财会类和声像类归档材料的检查人为陈老师。

4. 档案馆检查合格后,归档单位按照《DA/T 18-2022 档案著录规则》对归档材料的相关信息进行著录,填写《全引目录》、《文件目录》、案卷封面和卷内备考表。

5. 归档单位按照《扫描时间表》到档案馆扫描纸质档案,相关要求详见《DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范》。

6. 电子档案验收合格后,归档单位按照《DA/T 69-2018 纸质归档文件装订规范》装订纸质档案,移交档案馆进行装订检查。

7. 档案馆检查合格后,归档单位填写《归档文件目录》(一式两份),双方签字(移交人、分管档案工作领导和档案员、综合档案部负责人)加盖公章履行移交手续,各执一份存查。

二、人事档案的移交工作

1. 归档单位按照《干部人事档案材料收集归档规定》收集归档材料,确保签章、时间等要素齐全。

2. 归档单位根据《干部人事档案工作条例》第十九条按件整理归档材料,认真填写《教职工人事档案归档文件目录》(电子稿),其中:

(1)党团材料的排列顺序:①入团材料在入党材料前;② 《入团志愿书》在前,其他入团材料按时间排序;③《入党志愿书》在前,其他入党材料按时间排序。

(2)《事业单位(机关工勤)人员年度考核登记表》和《省直事业单位职员专业技术人员工资核定表》以部门为单位归档,序号的编制规则要一致。

(3)每份归档材料的右上角和右下角,须为档案馆编制档号和页号留出空白。

3. 归档单位将电子版的《教职工人事档案归档文件目录》移交档案馆检查,检查人为徐老师,业务咨询电话:3296499。

4. 档案馆检查合格后,归档单位移交纸质档案并填写《归档文件目录》(一式两份),双方签字(移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人)加盖公章履行移交手续,各执一份存查。

5. 按卷移交与按件移交的手续相同。按卷移交前,归档单位须检查档案的完整性,其中:

(1)入党申请人、入党积极分子和预备党员的入党材料,由其所在基层党组织保管。

(2)经鉴别,不归档的材料交由转递单位处理。

(3)档案材料缺失的,联系档案转递或形成单位进行补充。无法补充的档案材料,归档单位应出具“情况说明”,经分管档案工作领导签字、加盖公章后存入人事档案。

三、学生档案的移交工作

(一)在校生的归档材料移交工作

由学院根据《吉林省普通高等学校档案管理办法(试行)》第十条第二至十三款按件整理和分类,确保签章、时间等要素齐全,于每学期初各归档一次。档案馆不接收个人移交的归档材料。

1.学院按说明填写《学生档案归档文件目录》后,将电子版移交档案馆检查,检查人为康老师,业务咨询电话:3296499。

2. 档案馆检查合格后,归档单位移交纸质档案并填写《归档文件目录》(一式两份),双方签字(移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人)加盖公章履行移交手续,各执一份存查。

(二)新生档案的移交工作

新生取得学籍后,学院根据《吉林省普通高等学校档案管理办法(试行)》第十条第一款规定收集“入学材料”,认真填写《学生档案归档文件目录》,确保档案目录与纸质档案完全一致、签章和时间等要素齐全。

1. 本科生的入学材料一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考体检表、高考报名登记表、高考志愿表、新生入学登记表、入团(入党)申请书及志愿书等材料。

2. 研究生的入学材料除原个人档案应有材料外,还应包括报考攻读硕(博)士学位研究生登记表、推荐免试攻读硕(博)士学位研究生登记表等材料。

3.入党申请人、入党积极分子和预备党员的入党材料,由其所在基层党组织保管。

4.党团材料的排列顺序:①入团材料在入党材料前;②《入团志愿书》在前,其他入团材料按时间排序;③《入党志愿书》在前,其他入党材料按时间排序。

5. 经过鉴别,不应归档的材料由学院视情况处理(一般退还形成材料的单位)。

6. 档案材料缺失的,由学院会同职能部门联系原档案保管单位或档案形成单位进行补充。无法补充的档案材料,由学院出具“情况说明”,经分党委副书记签字、加盖公章后存入学生档案。

7. 移交手续与在校生相同。档案馆对新生档案进行抽查,若发现档案目录与纸质档案不一致,交由学院全员复核。

四、各单位兼职档案员要提前做好移交准备工作,同步移交纸质档案和电子档案及电子档案元数据。


附:综合档案扫描时间表


档案馆

2024年4月11日


综合档案扫描时间表

扫描时间 扫描单位
5月6-8日 党委组织部、党委宣传统战部(党委教师工作部、新闻中心)、纪检监察、工会(妇委会、机关党委)
5月9-10、13日 党委学生工作部(党委武装部、学生工作处)、学生就业工作处
5月14-16日 科研处、党委保卫部(保卫处)、离退休工作处
5月17、20-21日 教务处(教学质量监控与评价中心)
5月22-24日 研究生院(学科建设办公室)、团委
5月27-30日 校友工作办公室(助学基金会)、审计处、教师发展中心
6月3-6日 人力资源处、国际交流与合作处(港澳台事务办公室)、国际文化交流学院
6月11-13日 资产管理处(招标采购中心、吉师资产经营有限责任)、后勤保障处、长春校区办公室
6月14-15、17日 计划财务处、图书馆、校医院、学报编辑部、关工委
6月18-20日 继续教育学院
6月21、24-25日 信息网络中心、吉林省高等教育师资培训中心、创新创业教育培训中心(科技创新教育研究院)
6月26-28日 党办、校办、政策法规室、党委巡察办公室

6月29-30日

7月3-5、8日

大学生心理健康教育中心、乡村振兴工作办公室、师大社区、附属学校(幼儿园)、《作文评点报》社有限公司



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