1. 主办部门要提前向校科研处和宣传部报备。
2. 主办部门要至少提前一天发布和张贴海报。
3.主办部门要至少提前一天确定参加对象、人数、地点，并做到有效通知和组织。
4.主办部门要认真做好场地布置，如环境清洁、背景布置；要做好设备准备，如投影、扩音系统、网络、电脑、粉笔等；做好服务准备，如饮用水、纸巾等。
5.参与人数较多的学术报告，主管部门要保证消防通道畅通，保证用电安全，报告开始时主持人要进行安全疏散方式告知。
6.主办部门要有主持人介绍专家和来宾，要有主管领导迎送接待专家。
7.主办部门要有影像记录，会后及时撰写新闻。
8.主办部门要记录专家身份证与银行卡信息，负责报销。
9.大型学术报告学工办要派辅导员协助组织秩序。
10.主办部门负责打印《中青年教师全员培训登记表》，参会教师应主动签字，不得代签，并由办公室主任上交至教师发展中心。
11. 讲座新闻稿要严格落实三审三校要求，新闻稿记者、科研口负责人、学院院长或书记全部校对审核通过后方可发布新闻。
